Får du tilstrekkelig utbytte av din fiberdokumentasjon?

Har du noen gang tenkt over hvor mye din dokumentasjon koster deg og hva den er verdt? Hvor mye tid og penger blir investert i å registrere hvor fiberkabler- og skap er plassert? Ligger kablene under jorden, eller henger de i stolper? Ligger kablene i rør? Hvilket utstyr finnes egentlig i ditt nett? Hvilke porter er allerede brukt, hvilke er ledige, for ikke å snakke om detaljopplysningene, som detaljer om modellen og dato for installasjon. 

Det er vanlig at eiere av bredbåndsinfrastruktur har dyktige og utdannet personell til å håndtere oppgavene i avanserte systemer. Systemer som ofte virker som de står alene og derfor ikke gir noen merverdi. En grov analyse av kostnader vil inkludere kostnadene for service og lisenskostnader og lønnskostnader for brukere som daglig oppdaterer dokumentasjonen. Disse kostnadene vil selvfølgelig variere, avhengig av selskapets størrelse.

I tillegg kan man legge til kostnadene som oppstår når man prøver å skape nytteverdi ut av nettverksinformasjonen. Her brukes for eksempel tid innad i organisasjonen for å overbringe informasjonen til fagfolk som bruker den i sitt daglige arbeid. Det investeres i IT-utvikling når data skal trekkes ut og når ulike systemer i bedriften skal integreres. Til slutt er det også viktig at man husker at ikke minst brukes det også tid på dobbeltregistrering av utstyr, adresser, og nettverkstilkoblinger fordi forskjellige data er registrert i forskjellige systemer.

En omkostning på opp mot tre millioner kroner hvert år er slett ikke urealistisk og er kanskje enda en konservativ estimering. En slik utgift bør ikke bare sees som en løpende driftsutgift eller som enda et nødvendig onde man bare må regne med.

Dokumentasjon med verdi!

Dokumentasjonen av din infrastruktur er en ressurs og et uttrykk for investeringen du har gjort. Det er en fremtidssikring og en garanti for at du kan fortsette å benytte din kapasitet maksimalt. Din dokumentasjon er en gullgruve av kunnskap som kan understøtte beslutninger innen din organisasjon, også når det gjelder funksjoner som salgsorganisasjon, lagerstyring, og økonomi.

Så hvordan gjør man dette? I Powels erfaring, er det mye å spare og mye man kan oppnå ved å stille krav til oppnåelse av nytteverdi. Tradisjonelt har man fokusert mye på kvalitet og detaljer i forbindelse med dokumentasjon. Dette er viktig, men det har også betydd at i mange selskap ligger dokumentasjonen gjemt i avanserte systemer som er svært tilgjengelige. Dette gjør dokumentasjonen ubrukelig.

Alle bedrifter kan spare penger å effektivisere sin drift gjennom noen enkle steg:

  1. Forenkling av prosesser og oppgaver i forbindelse med dokumentasjonsarbeidet.
  2. Sett din dokumentasjon fri og få verdien av dokumentasjonen ut i din bedrift.
  3. Still krav rundt tilgjengeligheten og åpenheten ved ditt dokumentasjonssystem.
  4. Dokumentasjon er IKKE et spesialistområde, men allemannseie.
  5. Detaljnivået på din dokumentasjon må justeres til et nivå der det skaper verdi.
  6. Dokumentasjonssystemet må ha et brukervennlig grensesnitt.
  7. Dokumentasjonen må skape verdi for selskapets kunder og produkter.
  8. Tenkt utradisjonelt! Bruk dokumentasjon som en del av bedriftens kunde- og online-strategi.

Har du spørsmål eller er du interessert i å lære mer? Ta kontakt med Tanja Rask Elbæk