Får du nok ud af din fiber dokumentation?

Har du nogensinde gjort dig overvejelser om hvor meget din dokumentation koster og hvad den er værd? Hvor store mængder af tid og penge lægges i at registrere hvor fiberkablerne ligger, hvor brønde og skabe er placeret? Ligger de under jorden, findes de over jorden. Ligger kablerne i rør? Hvilket udstyr findes i dit net? Hvilke porte er brugt hvilke er ledige for slet ikke at tale om oplysninger om modeller og datoer for installation.

Det er helt almindeligt at ejere af bredbåndsinfrastruktur har dygtige og uddannet personale til at varetage opgaven i avancerede systemer. Systemer som kan virke lidt som en øde ø af information der ofte ikke giver nogen nytteværdi. En grov gennemgang af omkostningerne ville indeholde udgifter til service og licens omkostninger samt løn udgifter til de brugerne der dagligt opdaterer dokumentationen. Disse omkostninger varierer selvfølgeligt afhængigt af størrelsen på selskabet.

Derudover kan man tilføje de omkostninger der følger i forsøget på at skabe nytte at net-informationerne. Her bruges der f.eks. tid i organisationen til at overbringe dokumentation til de fagpersoner der skal bruge den i deres daglige arbejde. Der investeres i IT-udvikling når der skal foretages dataudtræk og integrationer med andre systemer i organisationen. Endelig bruges der nok også tid på dobbelt registreringer af udstyr, adresser, net-sammenhænge fordi systemerne ikke kan trække på de samme data.

En omkostning på 1-2½ mill. hvert år er slet ikke urealistisk og måske endda et konservativt bud. En sådan udgift bør ikke bare ses som en løbende driftsudgift, eller som et nødvendigt onde man bare må tage med. 

Dokumentation med værdi!

Dokumentationen af infrastrukturen er et asset. Et udtryk for din investering. Det er en fremtidssikring og en garanti for at du fremadrettet kan udnytte din kapacitet maximalt. Det er en guldgruppe af viden der kan understøtte beslutninger i din organisation. Også i din salgsorganisation og lager og økonomi funktion. 
 
Hvordan gør man så det? I Powel er erfaringen at der er meget at spare og meget at opnå hvis man stiller krav til opnåelse af nytteværdi. Der er traditionelt fokuseret meget på kvalitet og detaljering i forbindelse med dokumentation. Det er vigtigt! Men det har også betydet at dokumentation i mange selskaber ligger gemt i avancerede systemer som er svært tilgængelige. Det gør dokumentationen ubrugelig.
 
Alle organisationer kan spare penge og effektivisere gennem nogle enkle skridt:

1.       Forenkling af processer og opgaver i forbindelse med dokumentationsopgaven.
2.       Set din dokumentation fri og få værdien af dokumentationen ud i organisationen
3.       Stil krav om tilgængelighed og åbenhed til dit dokumentations-system.
4.       Dokumentation er IKKE et specialist område men allemandseje.
5.       Nedsæt detaljeringsgraden af dokumentation til det niveau der skaber værdi.
6.       Snitfalder til dokumentationssystemet skal være tilgængelige
7.       Dokumentation skal skabe værdi for selskabets kunder og produkter.
8.       Tænk utraditionelt! – Dokumentation som en del af selskabets kunde og online strategi

Har du spørgsmål eller er interesseret i at høre mere er du velkommen til at kontakte Tanja Rask Elbæk